|
Заполняют документы разборчиво и аккуратно, без исправлений, подчисток и помарок. Но если ошибка все же допущена, то исправления вносят следующим образом: неправильный текст или сумму зачеркивают так, чтобы можно было прочитать исправленное.
Исправление ошибки в первичном документе (за исключением кассовых и банковских) должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписью лиц, а также должна быть проставлена дата исправления. Такой способ исправления ошибки называется корректурным. Текст документа должен быть конкретным и четким, не допускать возможности его двойного чтения и каких-либо неясностей. Итоговые данные в первичных документах указывают цифрами и прописью, причем суммы прописью пишут с заглавной буквы, чтобы исключить возможность подделки документа.
Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть обязательно пронумерованы.
Порядок составления первичных документов, отражения в них информации о хозяйственных операциях, их хранения и движения регламентирует Федеральный закон «О бухгалтерском учете». Ответственность за документальное оформление хозяйственных операций и сроки представления документов в бухгалтерию организации несет главный бухгалтер. Комбинированными называются такие документы, которые сочетают признаки нескольких видов документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления и т.д. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения ее в счетах. Например, приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, объявления о взносе наличных денежных средств на расчетный счет и т.д.
Совершенствованию документации способствует стандартизация, под которой понимается установление одинаковых форм и размеров документов одного названия. Стандартизация облегчает хранение документов в архиве, способствует его быстрому освоению, позволяет рационально использовать бумагу.
Совершенствовать документооборот можно за счет его рационализации путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применения прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота.
Ускорение движения документов с целью получения своевременной и достоверной информации, необходимой для управления хозяйственной деятельностью, является одной из важнейших задач бухгалтерского учета.
В настоящее время большое значение имеет охрана экономической информации, содержащейся в документах предприятия, от конкурентов. Для ее защиты необходимо разработать и соблюдать схему движения охраняемой информации.
Во всех случаях мемориальный ордер сопровождает документы. Затем мемориальные ордера записываются в регистрационный журнал.
Форма регистрационного журнала содержит порядковый номер мемориального ордера, его дату и общую сумму произведенных в нем записей. Ведение регистрационного журнала позволяет сопоставлять сумму операций, получивших отражение в мемориальных ордерах, с итогом записей по синтетическим счетам, а также контролировать сохранность мемориальных ордеров и документов.
В разделе I «Общие положения» должны быть определены порядок назначения на должность, подчиненность, состав подчиненных должностных лиц; нормативные акты, регламентирующие его деятельность; квалификационные требования.
В разделе II «Должностные обязанности» содержится состав работ, соответствующий данной должности. Конкретный перечень обязанностей устанавливается в зависимости от организационной структуры предприятия, бухгалтерского аппарата, автоматизации учетного процесса, порядка взаимодействия с другими службами и подразделениями.
В разделе III «Права» излагаются права работника по приему и увольнению с работы, представлению к поощрению и возможному взысканию, в отношении повышения квалификации и совершенствования учетного процесса.
В разделе IV «Ответственность» перечисляются функции, за выполнение которых работник несет ответственность, с конкретным описанием и ссылками на законодательные акты, их регламентирующие.
Кроме этого, главный бухгалтер несет ответственность за ведение бухгалтерского учета. Иначе говоря, в результате правильной организации учета на предприятии учетно-экономическая информация должна быть обработана в необходимых объемах, по заданной программе, в установленные сроки с составлением отчетности и представлением по соответствующим адресатам. Учет должен быть технически оснащен, вестись с применением прогрессивных форм и методов, с соблюдением графиков учетных работ, инструкций по ведению бухгалтерского учета всеми подразделениями бухгалтерии и конкретными исполнителями.
Распределение учетной работы между отдельными исполнителями требует от главного бухгалтера внимательного подхода и должно учитывать индивидуальные особенности и знания исполнителей.
|
